档案现代化管理

2020-08-28   来源：香蕉视频导航网站办公家具

档案现代化管理

一、FDA多媒体档案信息管理系统

1994年12月， 复旦大学档案馆与复旦大学软件工程实验室联合开发的“FDA多媒体档案信息管理系统”通过鉴定，从而使档案管理从手工管理发展为计算机管理。该系统是根据现有国家标准，并参照《上海市计算机辅助档案管理总体方案》进行设计，实现了案卷门类信息的开放性；支持自由挂入新的案卷门类、新的检索条目的定义，提供任意级别、任意组合的检索，系统支持档案信息管理全过程，如建库管理、档案管理、档案利用、多媒体文件的创建及联结、多媒体光盘文件的查询等，有机地将案卷级著录、文件级著录、主题词自动标引、多媒体档案动态联结查询结合起来，该系统是一个基于实体分类法的通用档案信息管理系统。采用了国际上先进的JPEG算法， 有效地提高了光盘利用率。

该系统不仅支持单用户，亦可支持网络系统。该系统是一个技术新、功能全、通用性强、方便实用的多媒体档案信息管理系统，具有国内领先水平；在多门类开放结构、多媒体档案信息连接及集成技术、检索条目的开放性方面，属国内首创。该项目获1995年度上海市档案科研成果一等奖，这是该奖级的唯一一项。同年获国家档案局科学技术进步奖三等奖。

1998年在“FDA多媒体档案信息管理系统”的基础上， 研制开发了新的档案信息数据库系统，使之能与校园网匹配。同年3月，复旦大学档案馆在学校网站上建立了主页。2000年10月，档案馆二级网站正式建立。到2004年，开设了复旦人物、校园漫步、复旦体育、馆藏书画等栏目，每个栏目下，又有若干个子栏目，将大量的档案信息，以汇编形式，通过扫描或直接录人的方式上网，突破了时空的限制、阅读人群的限制，使一切对复旦感兴趣的人，都可以通过网络这个最快捷的手段，了解复旦的历史。

二、智能化环境自控仪

在档案馆扩馆修建的过程中，档案馆设计、安装了国内目前较先进的“BY-YI”智能化环境自控仪。该系统与计算机相联系，通过电脑设定系统温湿度的控制范围(标准设定为温度14℃-24℃，相对湿度45%一60%)，亦可根据特殊需要调整其控制范围。

在库房内设置多个温湿度测量探头，一旦测得周围的温度或湿度在系统控制范围之外，便自动启动空调或去湿机；相反当测得温湿度达到规定范围时，便会关闭空调或去湿机，保持库房温湿度的恒定。采用了温湿度自动控制系统对库房的温湿度进行控制，能够达到防高温、防潮、防霉、防虫的效果，更有效地保护了档案。系统在自动控制温湿度的同时，每天每隔4小时电脑自动记录库房内各个区域的温湿度，并具备温湿度查询、打印及备份的功能，为研究档案保护技术提供了重要的原始数据。

主机房24小时监控库房温湿度，通过库房内的各个红外探头实现防盗报警功能、防烟火功能。一旦发现有人在非工作时间非法进入库房或者当发生火灾(库房内温度升至45度)时，计算机能自动记录其发生的时间、区域，并及时发出声、光报警，对档案的保护有着重要的意义。另外，可通过网络远程控制该系统，了解该系统的实际工作情况，从而有效地保证了档案的安全，保护了档案。

三、电脑密集架及条形码管理系统

在档案馆改扩建的同时，档案馆安装使用了电脑密集架。电脑密集架不仅能电动开启、

关闭密集架，而且能通过电脑，根据档案的查询、管理等需求开启、关闭密集架，实现真正意义的由电脑控制的密集架管理系统。

在已有的档案信息数据库(FDA多媒体档案信息管理系统) 的基础上， 档案馆对馆藏案卷实行条形码管理。每个案卷均有其独立且唯一的条形码作为标识。在提供利用的过程中，通过模糊检索，检索到所需的案卷，与此同时电脑密集架其存放的相应位置自动打开，密集架显示屏上显示案卷所在的列、节、层位置，取完案卷后，密集架 自动关闭。案卷出库后，将其条形码扫描，该案卷就完成了一次借阅登记的过程。利用者归还档案时，也是通过条形码扫描，在系统内自动归还人库的同时，电脑密集架在案卷存放的相应位置处打开。

电脑密集架和条形码管理系统在档案管理工作中的应用，实现了档案管理的自动化，加快了档案的存取速度，提高了档案利用效率，增加了档案的保护措施，加大了档案的保护力度，从而提高了档案保管利用工作的现代化管理水平。利用条形码对档案进行管理，在全国高校档案系统中尚属首创。档案馆库房管理水平已在全国居于领先的地位。

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